Comment trier efficacement les mails entrants avec Outlook ?

Combien de fois vous est-il arrivé de souffler ou soupirer le lundi matin en voyant le nombre de mails reçus durant le week-end ? On en reçoit en effet de plus en plus et on peut facilement se laisser submerger et rater un mail important.

C’est pourquoi, tout comme on trie son courrier, il est important d’organiser sa messagerie afin d’automatiser le rangement de ses mails, tant en ce qui concerne sa messagerie personnelle que professionnelle.

Comment automatiser ce rangement dans Outlook ?

Naturellement, le tri n’est pas le même qu’il s’agisse d’une messagerie personnelle ou professionnelle, et je dirais même plus, il est différent selon que l’on est salarié, entrepreneur, ou encore télésecrétaire ou avocat.

Etape 1 : Créer des dossiers

Pour ce qui est de la messagerie personnelle, les dossiers seront un peu les mêmes que pour les courriers : Banque, Assurances, Ecole, Factures, Associations, Identifiants…

Concernant la messagerie professionnelle, cela demande un peu plus de réflexion, car elle dépend de votre mode de fonctionnement et de votre activité.

  • Si vous êtes salarié ou agent dans la fonction publique par exemple, le rangement peut se faire par service ou pôle (achats, R&D, qualité, comptabilité…) ou bien, si vous êtes dans une toute petite entreprise, par le nom de chacun des employés par exemple.
  • Si vous êtes entrepreneur, vous pouvez créer un dossier par client et par fournisseur ainsi que des dossiers Banque, Impôts…
    • Par exemple pour un avocat : un dossier E-Barreau, un dossier Clients, un dossier Confrères, un dossier Administratif. (Mon 1er conseil pour les avocats est déjà de créer une adresse spécifique pour le secrétariat, même si vous êtes seul au sein du Cabinet. D’une part, cela rassure le client de savoir – ou croire – que c’est une autre personne que vous qui gère l’administratif, et d’autre part, le jour où vous embauchez une secrétaire ou externalisez le secrétariat, vous êtes certain que la personne ne tombera pas malencontreusement sur un de vos mails perso. Mon 2ème conseil est de s’équiper d’un logiciel spécifique, tel que Kleos ou Jarvis Legal, mais j’en parlerai une prochaine fois…)

A chacun de trouver le classement qui lui convient, bien sûr. Moi, j’ai un tout autre mode de fonctionnement, spécifique à mon métier d’assistante / office manager à distance.

Bien sûr, je peux vous accompagner dans cette réflexion. C’est là le but de mon accompagnement.

Etape 2 : Créer des règles

Je vous explique ci-dessous la procédure.


Cocher la case “De *nom de l’expéditeur* puis la case “Déplacer l’élément vers le dossier”

Vous avez une multitude d’options telles que “Emettre un signal sonore” ou encore “Afficher une alerte sur le Bureau” qui sont celles que j’utilise.

Une habitude que j’ai prise également depuis peu, c’est de supprimer au fur et à mesure les fichiers que j’ai traités, ainsi ma boîte de réception ne contient que ce qu’il me reste à faire.

Si vous avez besoin d’y voir plus clair sur la manière d’organiser votre messagerie, je vous propose de vous accompagner dans votre réflexion en réservant un créneau horaire via ma page Facebook https://www.facebook.com/Assistalinea/ .

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